TAJCO | Améliorer la visibilité sur l’organisation et les processus pour optimiser la conformité

Optimiser et répondre aux exigences de normes qualité grâce à une visibilité sur l'organisation et les processus

TAJCO, fournisseur mondial d’habillages chromés pour l’industrie automobile, doit dans le cadre de son activité répondre constamment à de nombreuses normes qualités (ISO, IATF, …) tout en continuant son développement à l’international.  

Or, les processus de l’entreprise étaient jusque-là décrits dans des documents Word. TAJCO souhaitait un outil de modélisation organisé autour d’un référentiel unique pour permettre :  

• La maintenance du contenu et le partage des connaissances 
• La standardisation des processus entre les différents pays  
• La compréhension de l’impact des processus sur les opérations avec notamment l’analyse des dysfonctionnements pour améliorer les performances  
• La déclinaison de la stratégie, du fait du manque de visibilité sur les opérations et sur le fonctionnement des process  
• La démonstration de la conformité lors des audits 

« Nous avions besoin d’un outil capable de cartographier notre taux de couverture conformité et de mettre en exergue les domaines critiques dans lesquels nous devons nous améliorer. Or la solution de MEGA offre énormément de fonctionnalités avancées. » Adrien Laborie, Manager, Global Business Processes, TAJCO  

La description des processus métier dans un référentiel unique 

TAJCO a implémenté la solution HOPEX Business Process Analysis de MEGA dénommée en interne BOS (Business Operation Systems) et a converti ses procédures dans l’outil en se conformant au référentiel APQC*. La documentation technique a également été intégrée, pour disposer d’un système unique d’accès à la connaissance. Des centaines de processus ont ainsi été décrits et structurés, graphiques et diagrammes remplacent désormais les longs textes qui existaient auparavant.  

L’utilisation de profil type « global business role » a permis de simplifier les diagrammes de processus organisationnels, avec une définition claire des rôles et responsabilités pour une mission donnée, quel que soit le pays.  

Des indicateurs sur les objectifs et les risques ont été ajoutés sur les processus pour évaluer la performance. HOPEX permet en effet une définition très précise de ces SMART KPIs. 

Enfin, les fonctionnalités du nouvel outil ont de plus permis de relier les processus aux normes qualités, facteur clé de succès pour ce projet.  

Une clarification de l’organisation et des processus, gage de meilleures performances et d’un taux de conformité toujours plus élevé 

Centralisation de la connaissance en un système unique 

Les informations à présent centralisées, claires et à jour, facilitent l’accès à la connaissance. Environ 50 cadres (manager / superviseur) ont participé a l’effort de modélisation des processus et près de 200 utilisateurs se servent régulièrement de l’outil.  

Meilleur alignement stratégique et mesure de la performance 

L’alignement des opérationnels sur la stratégie est rendue possible grâce à une meilleure communication et à un partage de l’information. Avec une déclinaison de la stratégie de l’entreprise en objectifs, sous-objectifs et indicateurs de performance (KPIs), chaque personne a maintenant une vision claire des tâches sur lesquelles il sera évalué et la façon dont il devra remplir les objectifs définis.  

Elimination des silos et augmentation de l’efficacité des opérations 

Ce nouvel outil collaboratif favorise la communication puisqu’il permet aux différentes équipes au sein de différents départements d’être impliquées dans le processus, et, ainsi, de détecter plus rapidement les problèmes et d’identifier qui gérera leur résolution. La suppression de tâches en doublon a également permis aux opérations de gagner en efficacité.  

Amélioration du contrôle et de l’exécution des processus 

L’évaluation des processus maintenant possible est réalisée environ tous les 3 mois, ce qui permet de vérifier qu’ils sont rigoureusement suivis. Chaque nouveau processus est immédiatement implémenté dans l’outil et tout est mis en œuvre pour privilégier une compréhension rapide du fonctionnement du nouveau système et de la voie à suivre.  

Démonstration de la conformité facilitée 

HOPEX BPA facilite grandement les échanges avec les auditeurs en leur montrant comment les normes qualités sont implémentées dans les processus concernés, avant qu’ils aillent constater sur le terrain que le processus contrôlé soit bien compris et appliqué. Cet accès rapide et transparent aux informations permet une meilleure compréhension du métier et un gain de temps, choses très appréciées des auditeurs. En cas de non-conformité, cette transparence des processus est prise en considération, pouvant éviter de lourdes sanctions et limiter le risque de perdre les licences clés à l’exercice du métier.  

HOPEX a permis une meilleure visibilité sur le pourcentage de normes qualités couvertes par les processus, éclairant ainsi dans quels domaines l’entreprise doit s’améliorer, ce qui représente un input direct sur la stratégie de l’année suivante.  

L’équipe en charge des processus est devenue une véritable équipe de ‘Business Consulting’, chaque nouveau processus leur étant maintenant soumis pour avis et conseils.  

Leurs deux moteurs principaux sont la stratégie – la manière de l’implémenter va définir le contenu du processus– et la conformité – l’accent va être mis dans la description des processus où le taux de conformité est le plus faible. 

« HOPEX Business Process Analysis est un outil ultra-puissant très apprécié du management, avec un accès intuitif, facile et rapide. Notre DRH s’est même fixé pour objectif d’être le premier département de l’entreprise à décrire 100% de ses processus dans l’outil. » Adrien Laborie

 

A propos de TAJCO 

TAJCO développe et fabrique des habillages chromés haut de gamme pour l’industrie automobile mondiale. Leader sur son marché, elle fournit la plupart des principaux constructeurs automobiles tels que BMW, Daimler, GM, Chrysler, Volvo, Audi et VW. TAJCO est une entreprise internationale avec son siège social à Vejle au Danemark, sa production à Ningbo en Chine et Malacky en Slovaquie, avec des bureaux de vente et des entrepôts dans le monde entier.  Site Web : www.tajco-group.com 

Solutions

• HOPEX Business Process Analysis
• HOPEX Platform
• MEGA Services Team