Moderniser les SI et cartographier les données au sein d'une administration française

Premier enjeu : identifier les concepts métiers via un outil collaboratif  

Dans le cadre de la modernisation et de la transformation des systèmes d’information de l’Etat, la Direction de l’administration concernée a lancé depuis 2015 une démarche d’urbanisation des SI. Dans ce contexte, le département responsable de l’administration, de l’urbanisation et de la gouvernance des données des systèmes d’information, a lancé une initiative de cartographie des données.  

Les enjeux de ce projet étaient d’une part, d’identifier et définir les concepts métier par domaines fonctionnels et d’autre part, de mettre en place un cadre de gouvernance des données pour permettre à terme aux opérationnels de gérer leurs données dans un outil centralisé et collaboratif. 

Le premier objectif était ainsi d’accompagner les métiers dans le processus de validation des concepts métier, c’est-à-dire des données propres à chaque domaine fonctionnel de l’administration : formation, RH, finances, domaines métiers spécifique à l’administration.  

Cette démarche se traduisait par : 

1. L’identification et la définition des concepts majeurs afin de disposer d’un corpus commun : par exemple qu’est-ce qu’un « usager », un « établissement » ? 
2. La modélisation des concepts des différents domaines d’information métier  
3. La liaison de ces différents concepts métier aux tables physiques afin d’améliorer la cohérence et l’interopérabilité des données 

“Nous avons choisi de rétro-documenter les données à partir des bases de données existantes et HOPEX nous a permis de centraliser l’information sur une seule plateforme et de la diffuser. ” 

Une meilleure compréhension des concepts métier et de leurs interdépendances 

Pour atteindre ses objectifs, l’administration a   choisi   la   solution de gouvernance des données HOPEX   pour modéliser l’ensemble des concepts des différents domaines d’information métier.  

Le choix de la solution HOPEX s’est principalement basé sur deux critères : 

• Pertinence de la solution compte tenu du besoin  
• Accompagnement méthodologique des équipes MEGA International pour la mise en place du projet 

Le projet a débuté en 2018 avec l’accompagnement méthodologique dédié d’un expert MEGA auprès des architectes d’entreprise de la cellule d’administration des données pour la définition des concepts auprès des métiers.  

Cette   phase initiale   d’accompagnement de 3 mois a été fondamentale pour faciliter l’adoption de la solution par les différentes parties prenantes. Elle a permis de construire un collectif, un vocabulaire commun et une solide méthodologie au sein de l’administration. Par la suite, les architectes ont pu mener le projet à son terme en modélisant les différents concepts métier. Les nouveaux concepts ont ainsi été modélisés à tous les niveaux : sémantique, logique et physique. En revanche, par souci d’efficacité les concepts préexistants n’ont pas été modélisés au niveau logique.  

La seconde partie du projet a démarré en 2019 avec la gouvernance des données. Cette phase a consisté à définir les différents périmètres fonctionnels, les responsabilités, les règles de gouvernance et les processus associés. L’objectif était de pouvoir évaluer l’impact des changements des concepts métier sur les systèmes. 

De la modélisation à la gouvernance des données  

Les différentes parties prenantes ont progressivement adhéré à la démarche et ont largement adopté la plateforme HOPEX. Aujourd’hui, près de 70% des données de cette administration sont modélisées.  

L’ensemble de ces éléments sont consultables dans les dictionnaires des concepts par les différentes parties-prenantes. 

Les bénéfices de cette démarche ont été immédiats :  

• La modélisation a permis d’avoir une visibilité quasi exhaustive des concepts des différents domaines d’information métier et de bénéficier d’une meilleure compréhension des liens entre les données et leur utilisation par l’organisation. Ce qui donne notamment la possibilité de faire des études d’impacts. 
• La mise en place d’une plateforme unique pour l’ensemble des parties-prenantes a permis de décentraliser la saisie des informations sur le référentiel et de partager la connaissance avec les personnes concernées grâce à une documentation commune. 
• La gouvernance des données a permis de garantir le respect des différentes réglementations et d’instaurer un cadre interne permettant d’optimiser l’utilisation des données. 

Solutions :  

• Solution HOPEX pour la gouvernance des données 
• Accompagnement des consultants MEGA