Groupe Manni | Améliorer la prise de décision et l'efficacité opérationnelle grâce à une approche intégrée de la gestion des risques

Le groupe Manni propose des produits, des solutions et des compétences pour le monde de la construction sèche, en promouvant de nouveaux scénarios pour surmonter le gaspillage d'énergie et les émissions polluantes du portefeuille immobilier existant. Le groupe contrôle 5 sociétés spécialisées, avec 15 sociétés opérationnelles dans le monde.    

De par sa taille et sa présence mondiale, Manni Group avait besoin de disposer d'une méthode intégrée d'évaluation des risques et des contrôles. Les activités d'audit interne n'ont commencé qu'en 2016, remplaçant ce qui était auparavant appelé " contrôle de gestion ", créant ainsi la fonction d'audit interne. Cette dernière n’a pas manqué de pointer certaines failles dans la méthodologie utilisée pour l'évaluation des contrôles, notamment au niveau des auto-évaluations qui étaient réalisées à l'aide de questionnaires créés à partir de différents fichiers Excel et Word.   

Briser les silos et moderniser les activités d’évaluation des risques 

Les fonctions d'audit interne et de gestion des risques étaient traitées comme deux fonctions distinctes, bien que le travail effectué par les deux parties soit intimement lié. Le rôle du gestionnaire des risques était d'évaluer les risques tandis que l'auditeur interne était chargé d'évaluer la maturité des contrôles. Le workflow des activités de gestion des risques n'était pas automatisé : tous les risques étaient enregistrés sur Excel et chaque contrôle associé à ce risque devait être recherché manuellement pour chaque entité du groupe. Par conséquent, les différentes fonctions travaillaient en silos, ce qui entraînait des pertes de temps et d'efficacité.  

Cette méthodologie comportait également de nombreux risques liés à la sécurité des informations stockées dans les fichiers. Toutes ces raisons ont conduit le groupe Manni à initier un processus d'intégration progressive des activités de gestion des risques, d'audit et de contrôle interne. Afin d'améliorer ce process et d'obtenir une visibilité partagée des activités de gestion des risques, le groupe a dû mettre en place une méthodologie pour :   

• Promouvoir une culture du risque  
• Améliorer la création de valeur  
• Standardiser les opérations   
• Améliorer la communication entre les différentes entités juridiques du groupe  

Une méthodologie intégrée pour optimiser la gestion des risques 

En 2020, le groupe Manni a réalisé qu'il ne pouvait pas obtenir une méthodologie de gestion des risques structurée et intégrée sans une modernisation, et donc une digitalisation, de ses processus métiers.   

Pour ce projet, le groupe a mené une recherche intense, évaluant toutes les alternatives afin de trouver la solution la plus idoine à son mode de fonctionnement. La gestion intégrée des risques proposée par la solution HOPEX de MEGA s’est avérée la plus adaptée pour le groupe Manni, lui permettant de conserver sa méthodologie tout en optimisant sa gestion des risques.   

Compte tenu de la taille du groupe, les parties prenantes audit et risque interagissent chaque jour avec des dizaines de propriétaires de risques à différents échelons de l’entreprise. Grâce à HOPEX, ils ont été en mesure de dialoguer avec eux par le biais d’envoi de questionnaires simplifiés via la plateforme.   

L'objectif principal était de disposer d'un système plus intégré et plus structuré. HOPEX a permis la mise en place de rapports détaillés basés sur 5 attributs principaux sélectionnés par le client : organisation, contrôles, risques, processus et management. Cela permet d’afficher une vue très granulaire de l'organisation et personnalisable par l'utilisateur afin d’obtenir une représentation fidèle de son écosystème.   

Le groupe a également à sa disposition des applications supplémentaires personnalisables en cas de besoin, notamment pour dupliquer des contrôles sur plusieurs questionnaires, permettant de créer un dispositif plus agile.  

Cette méthodologie intégrée a permis de répondre à l’ensemble des besoins du groupe pour:   

• Une gestion des risques, des contrôles et des processus dans un seul référentiel   
• Une solution flexible et personnalisable   
• Une collaboration simplifiée entre toutes les fonctions de gestion des risques  
• Une automatisation de la génération de rapports d’analyse 

Standardisation des missions d'audit   

Grâce à une approche agile menée via des ateliers en amont pour définir les objectifs et la méthodologie, le projet a été mis en œuvre très rapidement. En juste 6 mois, 12 missions d'audit avaient déjà été créées, 100 questionnaires avaient été envoyés et la plupart avait été renseigné.   

La standardisation et l’organisation de la gestion des d'audit ont permis d'améliorer la productivité. L'information partagée entre les fonctions de risque et contrôle est désormais structurée et fonctionnelle grâce à une communication optimisée.   

 Le groupe Manni dispose désormais d'une vue globale et partagée de tous les plans d'actions liés aux contrôles évalués – en remplacement des multiples fichiers Excel. Cette vue intégrée, partagé et filtrable de tous les plans d'actions disponible dans HOPEX IRM, permet ainsi un pilotage plus efficient des processus de l’entreprise.  

Simplifier les processus métiers pour réduire les risques  

L'étape suivante du projet concerne la séparation des tâches. Dans un premier temps, l'utilisateur principal a une visibilité sur tous les questionnaires et processus afin d'assurer un niveau de sécurité élevé au sein de l'organisation. Ensuite, l'accès sera étendu aux contributeurs afin de rendre les informations contenues dans HOPEX accessibles à toutes les fonctions selon leur niveau d’habilitation.   

Pour renforcer la gestion des risques et améliorer l'efficacité de l’organisation, le groupe Manni souhaite aussi intégrer SAP Solution Manager afin de pouvoir importer dans HOPEX les principaux indicateurs de risques clés (KRIs) et donner un accès au système aux propriétaires de risques selon une logique de séparation des tâches.  

"MEGA fait preuve d'une capacité de développement et d'innovation constante dans ses solutions, ce qui pour moi, du point de vue client, est un gage de fiabilité. Les équipes de MEGA sont passionnées et engagées à créer de la valeur pour leurs clients en privilégiant l’aspect humain." Michele Breda, Gestionnaire des risques intégrés chez Manni Group 

A propos de Manni Group 

Fondé à Vérone en 1945, le groupe Manni est depuis plus de 75 ans une entreprise internationale du domaine de la construction. Elle se consacre à la transformation de l'acier tout en favorisant l'innovation et la durabilité. Aujourd'hui, le groupe Manni contrôle 5 sociétés spécialisées dans les éléments de structure en acier prétraité, les énergies renouvelables, l'acier inoxydable et les panneaux isolants, avec 15 sociétés opérationnelles dans le monde.

Prochaines étapes

• Intégration de SAP Solution Manager  
• Séparation des tâches 

Solutions

• HOPEX Integrated Risk Management 
• HOPEX Business Process Analysis 
• HOPEX Platform 
• Equipe MEGA Services