B2V : Mise en place d’un outil de Gouvernance, Risques & Conformité

Interview de Yves Vanhoute, Directeur en charge du contrôle interne chez B2V

L’initiative démarre par la reprise du périmètre du Contrôle Interne par M. Vanhoute, Directeur d’activités financières. Il souhaitait changer l’approche du contrôle interne chez B2V et passer d’un angle analytique, avec de longues listes de risques difficilement exploitables, à une démarche décloisonnée, top-down pour une maîtrise accrue de la pratique par les opérationnels et la Direction Générale.

Pour ce faire, l’approche du contrôle interne a été revue afin de gérer avant tout les risques majeurs et ainsi répondre aux préoccupations des dirigeants. Dans ce cadre, il s’est avéré nécessaire de mettre en place un outil transverse incluant les activités de l’Audit interne et de l’Organisation. Jusqu’ici, l’utilisation d’outils non spécifiques ne permettait pas une vision globale, un partage de l’information et leur sécurisation.

Un outil commun pour le contrôle interne, l’audit interne et les équipes métiers

« L’objectif du projet est de renforcer la culture du contrôle interne au sein de B2V, en s’appuyant sur un outil commun convivial, pour que les collaborateurs s’approprient et participent de manière active à la pratique du contrôle interne  », annonce M. Vanhoute, directeur en charge du contrôle interne chez B2V.

Les solutions de GRC de MEGA, HOPEX Internal Control, Internal Audit, Loss Data Collection (Base Incidents) ainsi que Process BPMN ont été sélectionnées sur plusieurs critères.

L’outil se devait d’autoriser une démarche d’identification des risques sans la contraindre à un rattachement systématique au référentiel des processus. En outre, B2V souhaitait que les périmètres Contrôle Interne, Audit et Organisation exploitent un référentiel de données mutualisé, dans une optique de rationalisation du parc applicatif et de garantie de la cohérence de l’information partagée entre les métiers.

Ces deux critères de sélection ont éliminé plusieurs outils sur les dix éditeurs consultés.

L’offre MEGA offrait en outre l’avantage d’une version standard assez riche pour pouvoir l’utiliser telle quelle et limiter ainsi les développements spécifiques.

Ensuite, B2V souhaitait atteindre un bon niveau d’autonomie dans l’utilisation de l’outil  : autonomie d’abord pour les administrateurs du référentiel afin de maîtriser les coûts de maintenance, et ensuite pour les 35 personnes contribuant de manière plus ou moins fréquente à l’outil. L’ergonomie des solutions MEGA permettait une prise en main rapide et facile.

«  L’utilisation de MEGA HOPEX est plus simple que je ne pensais : la navigation est très intuitive », remarque Caroline Fleury-Verny, Responsable de l’Audit Interne chez B2V.

Enfin, la dimension humaine a joué un rôle important ; en effet, le professionnalisme, la proximité et la souplesse des interlocuteurs ainsi que la maîtrise tant fonctionnelle que technique de l’équipe projet MEGA ont été décisifs.

« La gestion de projet comporte toujours sa part d’imprévus et d’impondérables, j’ai particulièrement apprécié la réactivité et l’écoute des équipes de MEGA » souligne Thierry Becerra, Responsable du Contrôle Interne.

Élément crucial à la réussite du projet, le budget prévu initialement a été respecté, tout comme les délais de mise en œuvre.

« L’objectif du projet est de renforcer la culture du contrôle interne au sein de B2V, en s’appuyant sur un outil commun convivial, pour que les collaborateurs s’approprient et participent de manière active à la pratique du contrôle interne. »

Yves Vanhoute, Directeur en charge du contrôle interne, B2V

Mise en place d’un panorama des risques et d’une véritable culture de contrôle interne

Il est d’ores et déjà constaté que l’implémentation des modules d’Audit, Process et Contrôle Interne de MEGA permet de simplifier et de faire gagner beaucoup de temps sur la préparation et la production des livrables. C’est notamment le cas pour les livrables destinés à la Direction Générale, grâce à un reporting généré tous les deux mois afin d’alerter et de mettre en œuvre les actions correctives en cas de dérive.

« Grâce à l’évolution de l’approche du Contrôle interne et son application dans MEGA, la Direction Générale a une vision globale et actualisée très régulièrement des résultats et peut se focaliser sur les risques majeurs propres à B2V », indique M. Vanhoute.

Outre les gains quantitatifs, les résultats qualitatifs suite à la mise en place de l’outil sont directement constatés : la qualité et la fiabilité de l’information disponible sont un vecteur de bonne image et de professionnalisme aussi bien en interne, qu’auprès des acteurs externes de l’écosystème (ACPR et AGIRC ARCCO par exemple), d’autant plus dans le contexte de Solvabilité II.

Enfin, l’outil a permis de promouvoir et diffuser une culture du contrôle interne au sein de l’entreprise pour une meilleure acceptation et une communication accrue de la pratique en interne. La participation active de 35 collaborateurs à l’outil contribue à véhiculer l’importance du contrôle interne  : il est d’ailleurs prévu de former une dizaine de personnes supplémentaires, pour arriver à une communauté d’utilisateurs d’une cinquantaine de collaborateurs. La proximité et le professionnalisme des interlocuteurs ont permis d’établir une relation de confiance entre MEGA et B2V.

«  L’objectif de notre démarche était d’insuffler un nouveau souffle au contrôle interne chez B2V. L’outil, par sa convivialité et la fiabilité des informations produites, a été un formidable levier de développement d’une culture du contrôle interne », conclut M. Vanhoute.

Solutions

• HOPEX Internal Audit
• HOPEX Integrated Risk Management
• HOPEX Business Process Analysis
• HOPEX Platform
• MEGA Services Team

À propos de B2V

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• Activités : leader dans la branche de l’Assurance, groupe référent de l’Enseignement Privé et en croissance dans le domaine interprofessionnel
• B2V assure en Retraite / Prévoyance 732 000 personnes physiques