Edison : une solution de gestion du portefeuille applicatif pour renforcer la gouvernance IT

Quelles sont les missions du département IT d’Edison ?

Notre département intervient en support des activités commerciales et marketing de l’entreprise, des projets liés à nos activités gaz et électricité, ainsi qu’à d’autres projets internes.

Il participe aussi aux nombreuses activités transversales que sont l’infrastructure, la planification et le contrôle, l’architecture applicative, l’innovation et l’assurance qualité.

La principale activité de notre département est la conformité et la gouvernance de l’architecture applicative. Il englobe également l’assurance qualité et l’innovation, ce qui nous amène à analyser sans cesse les tendances de marché pour y détecter des opportunités de développement concurrentiel.

Pourquoi êtes-vous passés du projet d’architecture d’entreprise initialement engagé avec MEGA à une démarche de gestion de portefeuille applicatif (Application Portfolio Management – APM) ?

Chez Edison, voilà de nombreuses années que nous utilisons les solutions d’architecture d’entreprise de MEGA pour modéliser nos différents processus et décrire à la fois notre architecture et notre infrastructure IT.

Bien entendu, ce ne sont pas les applications qui manquent, vous vous en doutez. Avant de recourir à la solution d’Application Portfolio Management de MEGA, nous n’avions aucune vue d’ensemble des liens entre nos différentes applications et chaque processus métier.

De plus, nous avions fait l’acquisition de nombreuses applications cloud, qui créaient de véritables « silos d’information ». Bien loin d’être consolidées, les informations relatives aux applications étaient conservées et gérées à différents niveaux de l’entreprise. Il n’était pas rare qu’une seule et même application porte différents noms, compliquant encore l’inventaire.

Pour améliorer notre gouvernance IT, nous avons voulu compléter notre programme existant d’architecture d’entreprise et ajouter à notre référentiel un volet applicatif. Nous voulions y intégrer à la fois les couches inférieures de l’architecture d’entreprise (comme l’infrastructure) et les couches supérieures liées aux métiers. Nous voulions tout particulièrement comprendre l’impact des applications sur nos processus métier, en notant chaque application en fonction de son efficience technique, de sa pertinence et sa valeur pour le métier.

Quelles ont été les principales phases de votre projet d’APM ?

Nous nous sommes efforcés de recueillir un maximum d’information sur les applications, concernant leurs aspects purement informatiques (déploiement, hébergement), mais aussi leur portée fonctionnelle et leur cycle de vie. Nous avons établi les liens entre les applications et les processus métier afin de comprendre l’utilité de chaque application.

Au terme de cette première phase, nous avons pu comparer à l’existant le portefeuille applicatif dont nous pensions disposer, ce qui nous a aidés à mieux comprendre nos ressources IT.

Le volet si complexe de cartographie des applications aura-t-il aussi été le plus efficace ?

Répertorier toutes nos applications n’a pas été facile : certaines applications apparaissaient sous plusieurs noms différents, pour des usages différents.
Et puis, comme bon nombre d’entreprises, Edison n’était pas à l’abri du phénomène « Shadow IT ».

Ainsi, depuis plusieurs années, la société achetait diverses applications SaaS pour répondre à ses besoins métier. Rarement impliqués dans la phase d’achat de ces applications cloud, nous devions cependant les inventorier, en particulier pour décider s’il
convenait de les conserver ou de les abandonner.

Quels avantages Edison tire-t-elle de la solution MEGA pour la gestion du portefeuille applicatif ?

Cette solution d’Application Portfolio Management nous a fortement aidés à structurer notre manière de travailler. Pour faciliter la gestion, la solution MEGA utilise un référentiel unique répertoriant des informations sur toutes les applications. Nous ne serions jamais parvenus à un tel résultat en utilisant des feuilles de calcul Excel. Le projet nous a en outre aidés à harmoniser les noms d’applications et à faire l’inventaire de notre portefeuille IT, sur lequel nous avons désormais une visibilité totale.

Nous avons réconcilié la liste des applications et celle des processus métier : nous pouvons donc sélectionner désormais les applications les plus utiles, voire essentielles, pour l’entreprise.

Grâce à la solution MEGA, nous créons et diffusons très facilement des rapports à tous les niveaux de l’organisation. Nous pouvons ainsi informer toute personne intéressée, même en-dehors du département IT, de la situation du portefeuille applicatif. C’est extrêmement utile pour le groupe, au-delà du seul département IT.

Nous avons réduit les coûts de stockage et d’infrastructure, qui représentent depuis toujours l’un de nos plus importants postes de dépenses. Grâce à une meilleure connaissance du portefeuille IT, nous sommes mieux outillés pour nos futures décisions d’investissement en ressources IT.

« Cette solution de gestion du portefeuille applicatif nous a fortement aidés à structurer notre manière de travailler. Pour faciliter la gestion, la solution MEGA utilise un référentiel unique. Le projet nous a permis de faire l’inventaire de notre portefeuille IT, sur lequel nous avons désormais une visibilité totale. »

Francesco Rutigliano - Application Architecture, Innovation and Quality Assurance Manager 

Pourquoi avoir choisi MEGA ?

Nous voulions un fournisseur indépendant, disposant d’une vraie expertise en architecture d’entreprise et en GRC (Gouvernance, risque et conformité). Nous tenions à ce que notre partenaire, au-delà de cette expertise, continue de développer des solutions nouvelles visant à fournir un cadre de gouvernance d’entreprise.

Nous cherchions à établir un partenariat fort et non une simple relation client/fournisseur.
Facteur déterminant pour nous : l’équipe MEGA s’est constamment distinguée par son extrême disponibilité. Année après année, notre collaboration avec l’équipe MEGA reste fructueuse et du plus haut niveau.

Quelles sont les prochaines étapes du projet ?

Dans l’étape suivante, nous allons actualiser les données relatives au cycle de vie des applications. Avec la digitalisation de l’entreprise, la durée de vie des applications diminue constamment : à nous d’anticiper activement les choses pour les remplacer au meilleur moment.

Il nous faut donc une gouvernance efficace pour comprendre parfaitement l’interaction entre les processus, les technologies et les applications, et ainsi être à même de transformer très rapidement notre portefeuille IT. Nous avons déjà fait les premiers pas avec la cartographie des applications dans la solution MEGA.

Un autre de nos projets fondamentaux concerne le TCO (total cost of ownership). Nous entendons centraliser le suivi des coûts des applications afin d’éliminer la multitude de fichiers Excel sur ce thème qui sont épars dans l’entreprise.

Enfin, un autre objectif à court terme est de donner l’accès à ces informations aux responsables des différents départements métier pour améliorer la collaboration et la prise de décisions.

Solutions

• HOPEX IT Portfolio Management
• HOPEX Platform
• MEGA Services Team

À propos d’EDISON

Edison, filiale italienne du groupe EDF depuis 2012, est spécialisée dans la production et la distribution d’énergie électrique, mais aussi de gaz.
La fondation du groupe remonte à 1883, avec l’inauguration de la première centrale électrique d’Italie à Milan. Depuis lors, Edison n’a jamais quitté le secteur de l’énergie, contribuant activement au développement du tissu industriel italien.

Aujourd’hui, Edison compte 3.100 salariés dans plus de 10 pays d’Europe, d’Afrique et du Moyen-Orient ; le groupe déploie ses activités dans l’approvisionnement, la production et la vente d’électricité et de gaz naturel. Aujourd’hui, Edison compte plus de 1,5 million de clients sur le marché italien déréglementé des ménages, à peine deux ans après s’être lancé sur ce marché.