CNSS Tunisie : Réussir sa transformation en s’appuyant sur une démarche de cartographie des processus

Réussir sa transformation en s’appuyant sur une démarche de cartographie des processus 

Rencontre avec Jalel Louati, Ingénieur Général, Directeur Central chargé de la Gouvernance - CNSS - Tunisie 

Au fil des années, la Direction informatique a pris conscience que les différentes transitions technologiques avaient généré certaines obsolescences et des traitements d’informations cloisonnés, lourds et non documentés. Cela constituait un obstacle majeur au développement de la CNSS qui souhaitait améliorer la qualité des services rendus aux assurés sociaux dans un monde en pleine transformation digitale. 

Pour s’adapter à ces changements et renforcer la proximité avec ses bénéficiaires, la CNSS a repensé son approche. Pour ce faire, l’organisme a souhaité optimiser la prestation de pensions, à commencer par le droit à l’information, le dépôt multicanal de dossier, ainsi que le traitement et l’entretien des droits.  Cet ajustement a pour principal objectif de réduire le délai de traitement des processus de liquidation et le paiement des pensions des 8 régimes gérés par la CNSS-TUNISIE.  

De plus, le gouvernement tunisien a lancé son projet d’interopérabilité « TUNISIE 2020 » visant notamment à mettre en place un identifiant de sécurité sociale national unique ainsi que la décentralisation des activités, ce qui fut l’un des éléments déclencheurs du programme de transformation de la CNSS. Par ailleurs, la création d’un moyen de communication et d’échange entre les nombreux acteurs décentralisés interagissant sur le système de gestion des pensions était nécessaire. 

Pour entamer sa transformation, la CNSS souhaitait répondre à 4 grands objectifs : 

1. Se doter d’un moyen de communication efficace entre les différents acteurs décentralisés interagissant sur le système de gestion des pensions  
2. Modéliser et cartographier les processus métiers actuels et déterminer le nouveau système visé  
3. Homogénéiser le développement des applications en assurant la réutilisation de ressources informatiques fiables et mieux maitriser leurs maintenances.   
4. Anticiper les impacts et simuler les évolutions futures liées aux changements d’un composant technologique du système d’information de la CNSS-TUNISIE. 

« Obtenir un référentiel opérationnel sur notre cœur de métier a finalement été assez rapide. L’enjeu fondamental d’une cartographie, c’est effectivement, une fois qu’elle existe, de la gérer et de la faire vivre : la mettre à niveau selon le rythme des activités, ce qui n’est pas aisé ! Et la partager, pour qu’elle soit utile à tous. » - Jalel Louati, Ingénieur Général, Directeur Central chargé de la Gouvernance.

Transformer son système d’information en partant de la modélisation des processus 

Le choix d’un outil d’architecture d’entreprise adapté pour modéliser les processus 

La CNSS a sélectionné les solutions logicielles HOPEX pour mettre en œuvre son projet. « L’outil d’architecture d’entreprise est idéal pour rénover notre Système de Gestion des Pensions (SGP). En suivant un cadre méthodologique adapté, nous avons pu répondre aux exigences métiers stratégiques, organisationnelles et techniques de notre organisation. » souligne Jalel Louati.   

L’outil a permis de :  

• Modéliser et cartographier les processus métier actuels et cibles du domaine « Pension », 
• Définir les échanges entre ces processus,  
• Optimiser et enrichir les processus métiers cibles, 
• Automatiser les processus cibles et simuler le Système de Gestion des Pensions futur,
• Innover, harmoniser et rationaliser les méthodes de travail en assurant un alignement entre métiers et IT permettant :  
  • La représentation des unités organisationnelles et des différents intervenants dans le Système de gestion des pensions, 
  • La schématisation des blocs fonctionnels et leurs liens avec les processus métiers du domaine Pension, 
  • La description des ressources applicatives et techniques qui supportent les processus métier du Système de gestion des pensions et mettent en évidence les échanges avec les partenaires, 
  • La génération du portail Intranet cible de manière à partager les mêmes référentiels entre les différents acteurs du Système de gestion des pensions. 

Un accompagnement personnalisé tout au long du projet 

La CNSS a fait son choix entre différents soumissionnaires dans le cadre d’un code des marchés publics complexe.  Cette étape de sélection fut particulièrement délicate étant donné le nombre important d’acteurs éligibles mais ne comprenant pas les besoins de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale. Finalement, la CNSS a choisi Vitalis pour mener à bien son projet de transformation. En effet, Vitalis – partenaire de MEGA International en Tunisie – a su identifier les besoins de la CNSS et proposer un accompagnement personnalisé en prenant en compte l’intégralité des exigences et des contraintes de l’organisme public.

« Nous avons trouvé dans ce partenaire une maitrise des concepts d’architecture d’entreprise, des outils de modélisation des processus HOPEX, ainsi qu’une connaissance accrue des métiers liés à la sécurité sociale. » - M. Louati. 

Enfin, il a fallu gérer la conduite du changement pour faire en sorte que les équipes travaillent de façon collaborative afin de modéliser les processus, concevoir et développer de nouvelles applications et partager l’information, le tout dans un référentiel unique. 

Un référentiel partagé et une gestion des processus améliorée 

Il aura fallu environ 6 mois à la CNSS pour mettre en place une cartographie des processus et un référentiel commun du Système de gestion des pensions : 

• Création et mise à disposition d’un référentiel partagé entre les différents acteurs intervenant dans la chaine de traitement décentralisée des dossiers de pensions  
• Amélioration de la gestion des processus orientés assurés sociaux  
• Mise en place d’un socle normatif s’appuyant sur HOPEX afin d’étendre cette démarche aux autres domaines et viser l’amélioration de la performance de la CNSS-TUNISIE. 

La mise à jour de la cartographie est régulièrement suivie dans le cadre d’instances constituées ad hoc. Un administrateur de la plateforme se charge de la cohérence globale d’HOPEX, tandis que des contributeurs externes ont été définis selon leur profil afin d’alimenter à différents niveaux le contenu du référentiel de processus du Système de gestion des pensions. 

Étendre la démarche au niveau applicatif et intégrer les risques 

La prochaine étape est d’étendre cette démarche aux autres domaines de prestations et de les intégrer au référentiel commun pour améliorer la performance de la CNSS et proposer des services digitalisés à ses utilisateurs. La CNSS souhaite aussi développer une démarche complète de gestion de son portefeuille applicatif dans le but de rationaliser son paysage informatique et ses coûts tout en maîtrisant mieux l’obsolescence des technologies utilisées. 
En parallèle, la Caisse Nationale de Sécurité Sociale de Tunisie souhaite améliorer la gestion de ses risques et la mise en conformité via une démarche intégrée au référentiel.  

À propos de la CNSS-TUNISIE 

La CNSS-TUNISIE, instituée en vertu de la loi n°60-30 du 14 décembre 1960, est un établissement public doté de la personnalité civile et de l'autonomie financière et rattaché au Ministère des Affaires Sociales. La CNSS-Tunisie est chargée de la gestion du régime des prestations familiales, du régime des assurances sociales, des régimes de pensions de vieillesse, d'invalidité et de survivants pour les salariés et les non-salariés ainsi que du régime de retraite complémentaire, des conventions bilatérales de sécurité sociale conclues avec certains pays. Elle est administrée par un conseil d'administration présidé par un président directeur général désigné par décret. Elle a son siège à Tunis et son action est prolongée sur tout le territoire Tunisien à travers 49 bureaux régionaux, locaux et antennes. 

Solutions

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