Bordeaux Métropole - Capitaliser sur la connaissance du SI pour piloter la transformation

Capitaliser sur la connaissance du SI afin de piloter la transformation  

Bordeaux Métropole (anciennement Communauté urbaine de Bordeaux) est un Établissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI), qui regroupe 28 communes réparties sur les deux rives de la Garonne pour constituer et compter près de 750 000 habitants.  La Loi de 2014 qui régit la création des métropoles en France vise également à mutualiser les compétences/métiers (Finance, RH, SI, etc.) relevant de la responsabilité des collectivités. Ainsi, chacune des 28 communes peut décider de mutualiser à la carte une ou plusieurs compétences, ce qui induit une grande complexité organisationnelle. 

Pour la mutualisation du Système d’Information (SI), 14 communes ainsi que Bordeaux Métropole au niveau de l’EPCI ont initié ensemble la démarche. L’objectif pour ces 15 entités différentes est de construire un référentiel commun harmonisé. 

La direction générale du Numérique et des SI (DGNSI) de Bordeaux Métropole a été créée le 1er janvier 2016 et représente 9 directions différentes, avec 300 agents, 450 métiers à couvrir et 15 cultures SI différentes. De ce fait, les collaborateurs provenant de collectivités différentes, ayant une connaissance plutôt fine du SI qu’ils géraient historiquement, n’ont pas le même niveau d’expertise sur ce qu’ils doivent gérer aujourd’hui. La Métropole Bordelaise se heurte également à un turn-over au sein du SI, ce qui implique une perte du savoir. 

Les défis principaux de la Direction des Systèmes d’Information de la Métropole sont nombreux : 

• Maitriser le patrimoine applicatif et partager cette connaissance avec l’ensemble des 300 agents du SI afin qu’ils puissent l’opérer ; 
• Piloter la transformation en disposant d’une vision globale du SI, afin de construire les trajectoires d’évolution du SI de demain. 
• Créer une culture SI commune au travers de méthodes et d’un vocabulaire commun, ainsi qu’une description normée au travers d’un référentiel unique  

« L’un des enjeux majeurs de notre projet était de favoriser l’émergence d’une culture commune en termes de système d’information. » Olivier Fouquet – Urbaniste du SI à Bordeaux Métropole  

Dresser un inventaire IT exhaustif pour accompagner sa transformation 

L’enjeu pour Bordeaux Métropole était de mettre en place un référentiel commun, permettant de faire le lien entre les applications et les différents objets IT, avec les capacités et processus métier. Un référentiel unique a été créé afin de centraliser la connaissance du patrimoine IT. Pour fédérer les équipes et créer une culture SI commune, l’ensemble des collaborateurs ont été consultés pour donner un nom à ce référentiel commun. Celui qui a été choisi est « CASSIS » pour Cartographie deS SIS. En complément, pour partager et diffuser l’information un site de partage dédié a été créé et baptisé « K6Web ». 

Afin d’inclure l’ensemble de la DGNSI dans les projets de transformation de la métropole, des groupes de travail, composés de 7 directions sur les 9 existantes, ont été organisés régulièrement afin d’établir un cahier des charges clair des besoins liés au référentiel.  

A l’issue de cette première phase, la Métropole Bordelaise a entrepris une approche pragmatique sur la base de principes spécifiques : 

1. Transformer la contrainte en valeur 
2. Répondre à un besoin exprimé et challenger les besoins 
3. Hiérarchiser et arbitrer les objets en fonction des responsables identifiés afin de préserver la qualité du référentiel 
4. Commencer par les cas majoritaires, avant les cas marginaux ou complexes  
5. Travailler par itération en justifiant explicitement toutes les données  
6. Mettre en œuvre une stratégie « Minimum Viable Product » (MVP) 

Une approche pragmatique, mais surtout itérative  

Il s’agit d’une démarche quelque peu singulière dans la fonction publique car le code des marchés impose de déterminer précisément le besoin avant le début d’un projet. Cela favorise habituellement l’adoption de la méthode des cycles en V : réaliser les différentes étapes du projet les unes après les autres et limiter les retours en arrière. 

Le parti-pris de Bordeaux Métropole a été d’innover en mettant en place une stratégie de Produit MVP (Minimum Viable Product), qui consiste à lancer une première version « modeste » (Version « Skateboard »), puis de la faire évoluer en fonction des besoins remontés par l’ensemble des 300 collaborateurs du SI à travers un « Club utilisateurs » créé à cet effet. 

Bordeaux Métropole a choisi la solution de gestion du portefeuille application, HOPEX IT Portfolio Management, pour cartographier l’ensemble de son parc applicatif. Le choix de la solution s’est principalement basé sur deux critères : 

• La pertinence de la solution IT Portfolio Management pour accompagner Bordeaux Métropole dans un contexte de fusion 
• L’ergonomie de la solution HOPEX IT Portfolio Management 

Deux consultants MEGA International ont pu accompagner Bordeaux Métropole pour déterminer les besoins spécifiques de l’organisation et orienter aux mieux les équipes d’urbanistes dans leur projet de transformation. Une fois les spécifications finalisées, un paramétrage de l’outil a été réalisé afin de répondre aux besoins identifiés.  

Cette phase de préparation et de paramétrages a été fondamentale pour faciliter l’adoption de la solution par les différentes parties prenantes permettant de construire au sein de l’organisation un collectif, un vocabulaire et une culture commune. Elle a été menée avec l’aide d’un consultant MEGA International qui a formé trois administrateurs fonctionnels, qui ont ensuite eux-mêmes formé l’ensemble des collaborateurs impliqués dans ce projet de transformation au sein du système d’information.  

La réactivité des administrateurs pour prendre en compte les requêtes a permis de créer un esprit d’équipe et un sentiment d’appartenance par l’ensemble des différentes parties prenantes. Cette mobilisation des équipes permet aussi d’ajuster la feuille de route de la solution en fonction des retours terrain. En effet, la feuille de route du système d’information n’est pas figée. Elle est définie par l’ensemble des parties prenantes à partir des besoins opérationnels. Ainsi, toutes les fonctionnalités qui n’ont pas été prises en compte sont rejetées et les parties prenantes seront réinterrogés pour connaître l’évolution de leurs besoins. 

Ces itérations sont possibles grâce à la mise en place d’un « Club utilisateurs », un portail permettant de collecter les attentes des utilisateurs. Un questionnaire a ainsi été partagé avec les 300 agents de la DSI afin de collecter les besoins d’évolutions et ajuster le paramétrage si nécessaire. La démarche est ensuite renouvelée tous les 6 à 12 mois pour mettre en œuvre une démarche d’amélioration et d’adaptation continue. 

« Le plus important des critères pour nous était qu’HOPEX corresponde exactement à notre besoin et à notre contexte de fusion des différents SI de la métropole. » Olivier Fouquet

Une transformation réussie du système d’information 

Aujourd’hui, Bordeaux Métropole a réalisé une cartographie avancée de son portefeuille applicatif et publié l’ensemble des informations dans un portail interne, disponible pour l’ensemble des parties prenantes de la collectivité. 

Les bénéfices ont été immédiats : 

• Meilleure connaissance du SI - Applications, Technologies, Acteurs, Fournisseurs :
  • Répartition par « état courant » 
  • Age moyen des applications 
  • Identification des applications orphelines 
  • Impact de l’obsolescence 
  • Etc.  
• Mise en place d’une plateforme unique pour l’ensemble des parties prenantes permettant de décentraliser la saisie des informations sur le référentiel. Ce choix traduit la volonté de Bordeaux Métropole de « faire saisir l’information au plus près de sa source »
• Connaissance partagée avec l’ensemble des parties prenantes via le portail intranet 
• Diffusion de cartographies du patrimoine transmises aux communes une fois par semestre 
• Diffusion de la donnée (SI) de référence aux autres référentiels de la DGNSI par l’usage des Web Services HOPEX 

« Pour fédérer les différentes équipes qui composent la DGNSI, nous avons décidé d’avoir une approche pragmatique, mais surtout itérative - ce qui est encore rare dans le secteur public. » Olivier Fouquet

Vers plus de proactivité pour pérenniser le projet 

Le projet ne fait que débuter pour Bordeaux Métropole. Il reste encore du chemin aux équipes pour pérenniser ce projet ambitieux. L’enjeu principal pour les années à venir est de trouver des axes permettant de transformer les contraintes en valeur afin de fiabiliser l’alimentation. 

Une meilleure proactivité pour maitriser l’obsolescence, la rationalisation des applications au service de la transformation de l’organisation est un élément majeur pour Bordeaux Métropole.  

A propos de Bordeaux Métropole  

Bordeaux Métropole a succédé en janvier 2015 la communauté urbaine de Bordeaux (CUB). Il s’agit d’une métropole française située dans le département de la Gironde, en région Nouvelle-Aquitaine qui regroupe 28 communes de l'agglomération de Bordeaux, ainsi que celles d'Ambès et de Saint-Louis-de-Montferrand. Elle comptait 783 081 habitants en 2016.  

Prochaines étapes

• Pérenniser les méthodes et la nouvelle culture commune
• Renforcer la proactivité pour maitriser et accélérer la transformation

Solutions

• HOPEX IT Portfolio Management
• HOPEX IT Architecture
• Plateforme HOPEX
• MEGA Services Team