Naval Group implementa un sistema de gestión de calidad de alto rendimiento.

Implementar un sistema de gestión de calidad de alto rendimiento.

Naval Group es el proveedor líder de Europa en sistemas y servicios de defensa naval. La empresa generó 3.6 mil millones de euros en ingresos en 2018 y tuvo 14,860 empleados al final del año.

En 2015, el departamento de control de calidad de Naval Group observó una serie de problemas operativos y cuestiones de calidad resultantes de una incorrecta implementación de los procesos de negocios de la empresa. Más específicamente, los procesos no se seguían sistemáticamente en toda la organización, no estaban almacenados de manera que los empleados pudieran encontrarlos de forma sencilla y faltaban procesos en ciertas áreas críticas. La empresa por lo tanto decidió renovar su Sistema de Gestión de Negocios (BMS por sus siglas en inglés) con cuatro objetivos en mente:

• Simplificar y estandarizar sus procesos de negocios, a manera de mejorar las alineaciones de las operaciones de la empresa con su estrategia. 
• Facilitar la documentación de procesos con la ayuda del modelado de procesos de negocios. La reciente actualización para ISO 9001 –que ya no habla de manuales o procedimientos de calidad sino de “información documentada”– fue otro de los impulsores de la actualización del BMS y pavimentó el camino hacia un enfoque de modelado de procesos.
• Formar al personal de toda la organización sobre el BMS para incrementar su aceptación y facilitarles la comprensión y el uso de la aplicación.
• Aumentar la eficacia de la aplicación de procesos en el campo. Al supervisar si los procesos están correctamente implementados en el terreno, la gestión puede detectar cualquier falla y actualizar los procesos si es necesario.

Todos los procesos de negocios de la empresa en un solo repositorio.

Los directivos de Naval Group decidieron utilizar la solución HOPEX Business Process Analysis de MEGA para modelar todos los procesos de la empresa. Hasta entonces, la empresa tenía 1,200 instrucciones y más de 3,000 documentos operativos y plantillas. El equipo del proyecto del BMS decidió empezar desde cero y redefinir todos los procesos necesarios para las operaciones de la empresa. Luego, mapearon los procesos, representando las capas superiores, los puntos finales de los procesos, las principales reglas a seguir y las interfaces entre los diferentes procesos. Los documentos asociados a cada proceso fueron vinculados a ellos dentro de la aplicación HOPEX y se incluyeron instrucciones sobre cómo debían aplicarse los procesos.

Establecer el método de modelado e instalar el software relacionado tomó seis meses, durante los cuales el equipo del proyecto del BMS trabajó estrechamente con un equipo de consultores de MEGA. Toda la implementación del BMS se llevó a cabo en 18 meses. El proyecto concluyó con el lanzamiento de una intranet de la empresa para todos los empleados, donde las descripciones de procesos se pudieron almacenar y compartir de manera dinámica e interactiva.

En la actualidad, los gerentes de Naval Group utilizan los modelos de procesos de negocios como una referencia y guía de cómo las operaciones de la empresa están estructuradas. Los modelos también se utilizan en un programa de formación en línea para toda la empresa – que implica miles de horas de formación- para enseñar a los empleados sobre los procesos relacionados con sus funciones particulares. Los modelos de procesos de negocios actualmente están gestionados por un equipo centralizado que trabaja para asegurar la consistencia y la implementación apropiada en toda la empresa. Una red de 130 empleados en toda Francia es responsable de supervisar los modelos a un nivel descentralizado.

“Cuando decidimos modelar nuestros procesos de negocios, empezamos desde cero. En primer lugar, elaboramos una descripción de cada proceso utilizado en nuestras operaciones, luego dividimos cada proceso en subprocesos. Eso también nos permitió alinear nuestros procedimientos con las normas de calidad internacionales, corregir cualquier inconsistencia y asegurarnos de que no estábamos olvidando nada”. Thibaut Farineau, Jefe de Calidad del Rendimiento y Calidad del Sistema, Grupo Naval

Calidad mejorada en operaciones, gracias a procesos más simples y accesibles.

El equipo del proyecto optimizó todos los procesos de la compañía y redujo el número de documentos en 75%, reduciéndolo a 16 macroprocesos, 80 subprocesos y a 1,200 documentos (incluyendo 200 instrucciones).

Los procesos se siguen mejor porque son más claros, fáciles de entender y compartir. Hoy la dirección puede medir el cumplimiento de los procesos en tiempo real con la ayuda de cerca de 30 tablas que enlistan varios criterios para determinar que tan bien están implementados los procesos. El número de puntos de proceso pasó de 450 en 2017 a casi 700 en 2018, lo que les dio a los directivos una visión más granular de la implementación real en cada entidad dentro de la organización.

Ahora la compañía tiene una intranet donde todos los empleados pueden ver la documentación de procesos para sus funciones y colaborar en los procesos de manera eficiente. La nueva intranet también tiene una función donde ciertos documentos se pueden compartir con los clientes y otros interesados fuera de la empresa. La directiva ahora planea expandir la intranet para los empleados a nivel mundial como parte de su estrategia de desarrollo internacional.

“Lanzamos la intranet solo 18 meses después de presentar el proyecto del BMS a la junta directiva, gracias a la ayuda activa de los consultores de MEGA. Ahora todos nuestros empleados pueden ver los modelos de todos nuestros procesos de negocios”.

Los procesos de negocio están mejor alineados con la estrategia y las operaciones de la empresa. Todo lo que hace la empresa ahora está documentado en el BMS, incluso para las iniciativas más recientes como las de ciberseguridad.

Reescribir los procesos permitió a la empresa garantizar que cumplen con las normas internacionales que los clientes requieren, como la norma de ingeniería de sistemas ISO 15288. Ahora la empresa puede demostrar su BMS y sus modelos de procesos de negocios a sus clientes, quienes pueden utilizar la búsqueda y las funciones de navegación de la aplicación para verificar las interfaces del proceso (entradas y salida) y asegurar que los procesos cumplen con ISO.

“100% de nuestras operaciones ahora están documentadas en nuestro BMS. HOPEX es la solución para estructurar las vistas de nuestros procesos de negocios con sus interfaces, contenido y documentación relacionada”.

Soluciones

• HOPEX Business Process Analysis
• HOPEX Platform
• MEGA Services Team

Acerca de Naval Group

Naval Group es el líder europeo en defensa naval. El éxito de la empresa como compañía de tecnología avanzada de alcance mundial se basa en la satisfacción de las necesidades de los clientes mediante el despliegue de unos conocimientos técnicos excepcionales, recursos industriales únicos y una capacidad de desarrollar asociaciones estratégicas innovadoras. Naval Group diseña y construye submarinos y combatientes de superficie y ofrece un amplio rango de servicios para las bases navales y los astilleros. También ha ampliado su enfoque hacia las energías renovables marinas. Consciente de sus responsabilidades sociales corporativas, Naval Group es miembro del Pacto Mundial de las Naciones Unidas. En 2018, la empresa generó ganancias de 3.6 mil millones de euros y empleó a 14,860 personas.