B2V - Implementación de una herramienta de gobierno, riesgo y cumplimiento

B2V quería cambiar su enfoque para el control interno, moverse de las listas desconectadas de riesgos, que eran largas y difíciles de usar, a un proceso centralizado. El nuevo enfoque brindaría a la organización mayor dominio de las prácticas de control interno por parte de los equipos operativos, así como de los directivos y ejecutivos.

La nueva prioridad de la dirección era priorizar los riesgos, especialmente los más importantes, en un esfuerzo por reducir su impacto en la organización.

Para lograr sus objetivos, B2V quería una solución de software diseñada específicamente para la auditoría interna que se pudiera usar en toda la organización. Hasta entonces, B2V utilizaba varias herramientas como diagramas y hojas de cálculo, que no ofrecían una visión global de los riegos, ni ninguna forma de compartir o salvaguardar la información de manera eficaz. 

La iniciativa empezó cuando Yves Vanhoute, director de operaciones financieras, revisó el alcance de las prácticas de control interno y las actividades y B2V empezó a buscar una solución de software.

Una herramienta de fácil manejo para los equipos de control interno, auditoría y negocios

“El objetivo del proyecto era reforzar la cultura de control interno en B2V proporcionando una herramienta fácil de usar, que todos los empleados adoptaran y usaran para participar activamente en las prácticas de control interno”, explico Yves Vanhoute.

Con base en los criterios de B2V, se seleccionaron las soluciones de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) de MEGA para
control interno, auditoría interna, colección de datos perdidos y análisis de procesos.

B2V quería que los equipos de control interno, auditoría y negocios utilizaran un repositorio de datos compartido para ayudar a asegurar la coherencia de la información cuando se comparte entre los roles. 

Este repositorio centralizado también podría ayudar a B2V a optimizar el portafolio de aplicaciones. Además, la herramienta requería apoyar al proceso de identificación de riesgos sin necesitar una conexión obligatoria a otros datos en el repositorio. 

B2V también quería una solución fácil de usar y de aprender, que sus 35 usuarios pudieran dominar rápidamente y necesitaran una formación mínima, para controlar así los costos del soporte. 

La solución de MEGA ofreció el dominio fácil y rápido del software para el equipo de B2V. 

“Utilizar las soluciones de MEGA es más fácil de lo que pensaba; la navegación es muy intuitiva”, dijo Caroline Fleury-Verny, jefa de auditoría interna en B2V.

Finalmente, el aspecto humano jugó un papel importante en la selección de MEGA por parte de B2V. 

El profesionalismo y la flexibilidad del equipo de MEGA, así como su dominio funcional y técnico del proyecto, fueron factores decisivos. Una relación basada en la confianza entre los equipos de MEGA y B2V se estableció rápidamente.

“La gestión del proyecto siempre incluye un cierto número de sorpresas e incógnitas. Aprecio especialmente la atención y la rápida respuesta del equipo de MEGA”, anotó Thierry Becerra, gerente de control interno.

Tras examinar las posibles soluciones en función de sus criterios, B2V eliminó a varios de los 10 proveedores de software que se consideraron al principio. MEGA cumplió todos los criterios de B2V. Además, MEGA ofrecía la ventaja adicional de un software rico en funciones, por lo que podría utilizarse tan cual, reduciendo la necesidad de una personalización lenta y costosa. 

Visión general de los riesgos y desarrollo de una genuina cultura del control interno

La implementación de las soluciones de MEGA para control interno, auditoría interna, recopilación de datos sobre pérdidas y análisis de procesos ha simplificado los procedimientos y ha ahorrado al equipo de B2V un tiempo considerable en la preparación y elaboración de los resultados. 

Los informes para los gerentes que se enfocan en las desviaciones y las acciones de corrección están ahora disponibles más rápido. 

“Nuestros gerentes disponen ahora de una visión completa y frecuentemente actualizada de la información relacionada con los riesgos. Pueden centrarse rápidamente en los riesgos más críticos para B2V”, explicó Yves Vanhoute.

“El objetivo del proyecto era reforzar la cultura de control interno en B2V proporcionando una herramienta fácil de usar, que todos los empleados adoptaran y utilizaran para participar activamente en las prácticas de control interno”. Yves Vanhoute, director de operaciones financieras, B2V.

Además, la calidad y la fiabilidad de la información disponible transmite una imagen positiva y un sentido renovado de profesionalismo, tanto internamente como con las agencia externas, como la Autoridad de Supervisión Prudencial y de Resolución (ACPR, por sus siglas en francés), la Asociación para el Plan de Pensiones Complementarias para Empleados (ARRCO, por sus siglas en francés) y la Asociación General de Instituciones de Retiro para Ejecutivos (AGIRC, por sus siglas en francés), una cuestión importante debido a la directiva de Solvency II. 

Finalmente, la herramienta ha ayudado a cambiar actitudes hacia el control interno dentro de la empresa. Hay mayor aceptación de los procedimientos de control interno y aumento de la comunicación sobre las prácticas. El uso activo de las soluciones de MEGA por parte de un amplio grupo de empleados ayuda a promover el valor del control interno. La formación adicional que elevará la comunidad de usuarios a unos 50 empleados contribuirá a garantizar que las prácticas de control interno estén cerca de todos en la organización. Tanto el presupuesto inicial y el plazo de la implementación se cumplieron, lo que fue una parte crucial del éxito del proyecto. 

“Nuestro objetivo era dar un nuevo impulso al control interno en B2V. Las soluciones de MEGA, por su facilidad y la confiabilidad de la información producida, han demostrado ser un medio extraordinario para desarrollar una cultura de control interno”, concluyó Yves Vanhoute.

Soluciones

• HOPEX Internal Audit
• HOPEX Integrated Risk Management
• HOPEX Business Process Analysis
• HOPEX Platform
• MEGA Services Team

Acerca de B2V

Organización de asistencia social privada sin fines de lucro con 537 empleados en París.
Los servicios incluyen programas de retiro y pensión, seguros médicos y protección personal para negocios, grupos profesionales y personas.
Gestión de servicios sociales para cerca de 30,000 empresas y 732,000 personas retiradas y activas en Francia.